Vóór de komst van de digitale revolutie werden de meeste bedrijfsgerelateerde activiteiten, voornamelijk financiële boekhouding, met de hand gedaan met pen, potlood en papier.
Zelfs vandaag de dag komt deze traditionele methode, handmatige boekhouding genaamd, veel voor bij zakelijke entiteiten en bedrijven.
Dit soort boekhoudsysteem houdt in dat transactiegegevens worden bijgehouden in de vorm van boeken en dagboeken die vervolgens handmatig worden omgezet in een reeks financiële rapporten.
Het is belangrijk op te merken dat er geen verschil is tussen de ideeën achter geautomatiseerde boekhouding en handmatige boekhouding. Het enige verschil is het medium dat wordt gebruikt voor het vastleggen en boekhouden van transacties.
Wie gebruiken handmatige boekhoudsystemen?
Elk bedrijf of elke organisatie heeft een efficiënt boekhoudsysteem nodig om hun financiële informatie te verzamelen, op te slaan en te onderhouden.
In de digitale wereld van vandaag hebben bedrijven de keuze om handmatige of geautomatiseerde of beide soorten boekhoudsystemen te gebruiken.
Als het echter om kleine of nieuwe bedrijven gaat, heeft het handmatige boekhoudsysteem meer de voorkeur. Het is omdat:
Hoe werkt Handmatige Boekhouding?
Handmatige boekhouding omvat voornamelijk het gebruik van de volgende fysieke hulpmiddelen om de kleinste details van de financiële informatie van een bedrijf vast te leggen en bij te houden.
Papieren blokken en boeken
Bij afwezigheid van computerspreadsheets en software als de belangrijkste manier om financiële gegevens bij te houden, worden door de accountants papierblokken en boeken met rijen en kolommen gebruikt.
Over het algemeen zijn er vier of meer dan vier afgedrukte kolommen, die elk worden gescheiden door twee opeenvolgende lijnen die over het vel lopen.
De eerste kolom aan de linkerkant van het papier is toegewezen voor het schrijven van data. Daarom is de resterende ruimte voor deze kolom smal.
Daarentegen wordt de tweede kolom gebruikt voor het noteren van beschrijvingen. De accountant biedt dan ook de meeste ruimte voor deze kolom.
Transactiebedragen en andere gerelateerde details zoals verkoop en voorraad en dergelijke worden genoteerd in de overige kolommen.
De papieren blokken zijn vaak bedrukt in wit of lichtgroen met een ruimte om elk cijfer op te schrijven, zodat er geen problemen met het handschrift ontstaan.
Dagboeken en grootboeken
Deze worden gebruikt voor het noteren van functionerende en definitieve financiële documenten.
Dagboeken en grootboeken ondersteunen het handmatige boekhoudproces door de accountant te helpen afzonderlijke records bij te houden voor verschillende soorten transacties.
Er kan bijvoorbeeld één set dagboeken worden toegewezen voor boekhoudkundige contante verkopen. Een andere groep kan daarentegen de loonadministratie opnemen.
Nadat de transacties van deze afzonderlijke rekeningen zijn berekend, worden de resultaten gecombineerd tot één journaalboeking in het grootboek van de bedrijfsentiteit.
Voordelen van handmatige boekhouding
Ook al is het een oud boekhoudsysteem, de relevantie ervan in de hedendaagse wereld is niet geheel overbodig geworden.
Nadelen van handmatige boekhouding
Ondanks de verschillende voordelen, kan men niet ontkennen dat handmatige boekhouding een aantal belangrijke beperkingen heeft.
