De term ‘projectmanagementtools’ verwijst naar tools die teams of individuen helpen hun taken en projecten beter te organiseren en te managen. Deze zijn niet alleen voor de projectmanagers. Deze tools bieden verschillende aanpassingen die ze nuttig maken voor alle soorten teams. Ze helpen bij het plannen, samenwerken, documenteren en evalueren van de verschillende projecten.
WBS versus projectplan
Het verschil tussen WBS en Projectplan is dat WBS rekening houdt met het hele project. Anderzijds houdt het projectplan rekening met een klein deel van het hele project. In wezen verdeelt WBS het project in kleine delen. Voor elk van deze onderdelen wordt een projectplan gemaakt.
WBS staat voor Work Breakdown Structure. Het vormt de kern van de projectplanning en wordt door projectmanagers gebruikt om het hoofdproject in kleinere delen op te delen. Hierin wordt werk hiërarchisch en visueel weergegeven om het werk beter te begrijpen. Het project kan worden onderverdeeld in deelprojecten, werkpakketten en deliverables.
Het projectplan geeft een breed kader dat als basis dient voor alle verdere planning. Het is een document gemaakt met een tekstverwerkingsprogramma en formeel goedgekeurd. Het belangrijkste gebruik ervan is het documenteren van aannames bij de planning en het vergemakkelijken van de communicatie tussen de verschillende belanghebbenden van het project. Het bevat ook illustraties om te helpen bij de visualisatie van de belangrijkste aspecten.
Vergelijkingstabel tussen WBS en projectplan
| Parameters van vergelijking: | WBS | Project Plan |
| Domein | Behandelt het hele project | Behandelt de kleinere delen van het project |
| Volgorde van creatie | Voordat het project wordt goedgekeurd | Na goedkeuring van het project |
| Doel van de schepping | Toont de omvang van het project en de kosten ervan | Voor het opstellen van een praktisch tijdschema voor het maken van elk onderdeel |
| Focus | Het richt zich op het hele budget. | Het richt zich op de kosten voor elk onderdeel van het project om binnen het budget te blijven |
| soort gereedschap | Resultaatgerichte tool | Actiegerichte tool |
Wat is WBS?
Work Breakdown Structure is een veelgebruikte productiviteitstechniek die helpt om het werk toegankelijker en beheersbaarder te maken. Het verdeelt het werk in kleinere delen en dient als een zeer nuttig document voor projectbeheer. Het alleen al integreert kosten, reikwijdte en planning voor het hele project.
WBS wordt door het Project Management Institute (PMI) gedefinieerd als de decompositie van werk op basis van een hiërarchie die moet worden uitgevoerd door het projecthandlingteam. Er zijn twee soorten: 1. op deliverables gebaseerd en 2. op fases. De eerste is de meest geprefereerde benadering en ook gebruikelijk.
WBS ontleedt het hoofdproject in deelprojecten, werkpakketten en deliverables. Werkpakketten maken deel uit van het laagste planningsniveau dat aan individuen wordt toegewezen. Verschillende werkpakketten vormen samen deliverables die op hun beurt samenkomen om deelprojecten te vormen die uiteindelijk het eindproject vormen.
Het belangrijkste gebruik van WBS is als een planningstool om het team te helpen bij het plannen en organiseren van de reikwijdte van het project met deliverables. Het fungeert als een hulpmiddel om het project te bewaken en te beheersen. Verschillende softwaretools helpen bij het succesvol maken van WBS. Het wordt gemaakt vóór een projectplan.
Wat is Projectplan?
Een projectplan definieert in detail doelen en doelstellingen, de manier om ze te bereiken, de benodigde middelen, bijbehorende tijdlijnen en budgetten om hetzelfde te voltooien. Het definieert ook wie verantwoordelijk is voor een bepaalde taak. Het omvat meestal een middelenlijst, risicoplan, werkoverzicht en een projectplanning.
Het speelt een zeer belangrijke rol bij de succesvolle voltooiing van elk project. Het bevat alle nodige informatie en begeleidt het project dus bij elke stap. Ook staan hierin duidelijk de taken en verantwoordelijkheden van iedere stakeholder. Het helpt om duidelijkheid te krijgen en het project te ontdoen van eventuele verwarring die zich in de toekomst kan voordoen.
Het bevat de volledige reikwijdte van het project met betrekking tot deliverables, zakelijke behoeften en problemen, doelstellingen en belangrijkste resultaten van het project. De belangrijkste voorstanders van het projectplan zijn de volgende:
Het is het eindproduct van alle planningsinspanningen en omvat in detail elk klein onderdeel van het project. Een goed gedefinieerd projectplan helpt bij de succesvolle afronding en vlotte uitvoering van het project. Projectmanagers besteden er dus veel tijd aan.
Belangrijkste verschillen tussen WBS en projectplan
- Work Breakdown Structure behandelt in wezen het project als geheel en ontleedt het project in verschillende kleine onderdelen. Aan de andere kant geeft het projectplan uitgebreide details over elk van deze onderdelen.
- WBS wordt gemaakt vóór een projectplan. Aan de andere kant wordt er altijd een projectplan gemaakt nadat WBS is gemaakt en goedgekeurd.
- WBS toont de schaal en kosten van het hele project, terwijl het projectplan de schaal en kosten voor elk onderdeel van het project geeft.
- WBS geeft het budget voor het hele project en het projectplan helpt ervoor te zorgen dat elk onderdeel aan hetzelfde voldoet.
- WBS is een resultaatgerichte tool, terwijl een projectplan actiegericht is.
Gevolgtrekking
Zowel WBS als het projectplan helpen bij het geven van een wetenschappelijke benadering om het project tot een goed einde te brengen en kosteneffectief te maken. Deze tools spelen een cruciale rol in de succesvolle afhandeling van het project. Hoewel het ten onrechte als hetzelfde wordt beschouwd, zijn er duidelijke verschillen tussen de twee.
In WBS is het doel van elke sectie om het benodigde onderdeel in de bovenste secties te bevatten. In een projectplan moet elk proces binnen een beperkt tijdsbestek worden uitgevoerd en als het niet correct wordt uitgevoerd, heeft dit ernstige gevolgen voor het project. In wezen is de belangrijkste focus van WBS-resultaten, terwijl het projectplan zich bezighoudt met acties.
